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フリーランスは領収書を大切にするべき!管理方法もお教えします!

フリーランスになると自分で行わなければいけない手続きが増えます。確定申告もそのうちの一つです。そして節税のために必ず保管する必要があるのが領収書です。フリーランスにとって領収書は必ず貰っておいた方がいい書類です。

こちらの記事では領収書の書き方、またおすすめの管理方法などを詳しく紹介します。

そもそも領収書とは?

領収書とは支払った代金を受け取った人が支払った人に対して、何かの対価に対して金銭が支払われたことを証明する書類です。

そしてフリーランスにとって領収書は非常に重要な書類になります。

フリーランスの人が青色申告で確定申告を行う場合、事業経費を上げればその分税金を押さえることができます。事業経費とは仕事をする上で必要なものなどにかかったお金のことで、パソコン代、事務所の家賃、出張に使った交通費などが事業経費です。

そして確定申告の手続きで事業経費を計上する時、経費の証明として必要になるのが領収書です。経費を証明する書類は必ずしも領収書である必要はありませんが、いつ、誰が、誰に、何を、という4点が領収書には明確に書かれているため、確定申告の時に認められやすいのです。

領収書と認められる形式・書き方

つづいて確定申告の時に経費として認められる領収書の形式・書き方について詳しく紹介します。

①:領収書の日付は発行した日を書きましょう

領収書は必ず日付を記載する必要があります。必ず領収書を発行した日の日付を記載してください。

②:宛名の欄にはフルネーム、もしくは屋号を記入しましょう

確定申告の手続きの時、名前の欄は必ずチェックされます。なので「上様」と書くのではなく、必ず自分のフルネーム、また屋号などを持っている場合は屋号を記入しましょう。

③:金額の書き方は決まった記入方法があります

商品代などを記入する金額欄ですが、実は決まった記入方法があります。以下のように金額は記入してください。

・¥100,000※

・金100,000也

・¥100,000-

上記を参考にして金額は記入してください。必ず3桁ごとに「,」を記入しましょう。

④:但し書きの部分には何の支払いなのか明確に記入しましょう

よく但し書きの部分に「商品代として」など書く人もいますが、商品代とのみ書かれていても、明確にどんな商品なのか分かりません。なので「書籍代」、「食事代」、「交通費」というように何に使われたのか、明確に分かるようにしましょう。

⑤:5万円以上支払いをした時は収入印紙が必要になります

購入した商品などの金額が5万を超えた場合、収入印紙が必要になります。万が一収入印紙を貼らなかった場合、収入印紙税の脱税にあたってしまうので注意が必要です。

そして収入印紙を貼った時は再利用を防ぐために割り印を必ず押すことになっています。割り印も忘れないように気を付けてください。

領収書発行の流れ

フリーランスの場合、自分で領収書を発行し取引先など相手に渡すこともあります。つづいて領収書を発行する流れについて詳しく紹介します。

まず仕事の発注先である企業などから報酬を受け取った時、明確な金額や記入する宛名を確認します。そして次に同じ内容の領収書を複写などを利用して2部発行します。

そして金額が5万円以上の場合、領収書に収入印紙を貼る必要があるので1部だけ貼りましょう。そして相手に郵送などで領収書を送ります。この郵送の時に使用した封筒代、切手代なども事業経費として挙げられます。なので必ず領収書を貰っておきましょう。

また収入印紙を貼る時は必ず割り印をすることを忘れないでください。割り印をつけないと剥がして他の領収書に使用されてしまうことがあります。

フリーランスが領収書を大切にすべき理由

つづいてフリーランスが領収書を大切にした方がいい理由について詳しく紹介します。

まず自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで働いているフリーランスの人の場合、私生活の支出と仕事での支出が混同しやすいです。取引先の人と会議も兼ねてランチをしたりと、経費として計上できるかできないか分からない支出がある人も多いのではないでしょうか。

経費として計上できるか分からなくても、フリーランスの人におすすめしたいのがこまめに領収書を貰っておくことです。そして可能であれば確定申告の時に何に使ったか思い出せるよう、簡単なメモも一緒に残しておきましょう。

事業経費を上げるのと上げないのでは、支払う税金の額にフリーランスの場合大きな違いがあります。会社員とは違い、フリーランスの人は自分で確定申告の手続きを行わなくてはいけないため大変、という印象を持つかもしれませんが、実は自分の力で節税ができるチャンスでもあるのです。

まずは領収書をこまめに貰う習慣をつくり、確定申告に備えましょう。

おすすめの領収書管理方法

こまめに領収書を貰うと、管理をするのも一苦労です。つづいておすすめしたい領収書の管理方法を紹介します。

請求書や領収書、レシートといった書類は一定期間保管することが法律によって義務づけられています。そして個人事業主であるフリーランスの場合、青色申告であれば7年間、白色申告であれば5年間領収書を保管しておく必要があります。

領収書を細かく区別して保存しておく必要はありませんが、確定申告の時など、領収書の内容を細かく確認したい時に、すぐに確認できる程度には綺麗に保管しておきましょう。

おすすめなのは領収書をノートに貼っておく方法です。ノートであれば領収書やレシートを貼るだけで簡単に管理できます。またノートの部分に日付やメモを記入することもできるので、領収書に書かれていない情報を足すこともできます。

また2016年より一定の条件を満たしていた場合、領収書、レシートなどの保存は不要になりました。なので電子保存ができるアプリやソフトを活用し、スキャナ保存することも可能です。

おすすめのテンプレートダウンロードサイト2選

最後に無料で領収書のテンプレートのダウンロードができる、おすすめテンプレートダウンロードサイトを2つ紹介します。

①:MFクラウド請求書

「MFクラウド請求書」では74種類の領収書のテンプレートがあり、オーソドックスなデザインから女性向けの可愛らしいデザインまで様々です。

またカラー印刷でかかるコストを抑えたい人向けに白黒印刷で完結するテンプレートも用意されているので、なるべく費用を抑えたい人も安心してダウンロードできます。

②:EReceipt(イーレシート)

「EReceipt(イーレシート)」はWeb上でPDFの領収書を作成することができます。Web上で必要事項を打ち込むだけで電子領収書をつくることができるので領収書の管理、保存などの必要がありません。

EReceiptではユーザー登録をしなくても領収書を作成することはできますが、登録をすると領収書に入力する住所や会社名の入力をあらかじめ登録しておけたり、領収書の作成履歴を確認できたりします。

履歴書作成の作業効率を上げたい人にEReceiptはおすすめです。

まとめ

会社員の時には領収書の作成や管理をする必要がなかった人も多いのではないでしょうか。しかし領収書の作成方法は一度覚えてしまえば簡単です。また管理方法も自分に合った方法を見つければ、そこまで難しいことではありません。

領収書はフリーランスの節税対策に欠かせない書類です。まずはこまめに領収書を貰う習慣からつくってみてくださいね。

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