フリーエンジニアノウハウ

フリーランスには請求書の提出がマスト!その書き方やおすすめサービスを紹介!

みなさん、請求書をなんとなく書いてませんか?

フリーランスになれば避けては通れないもの、それが請求書です。自分から出そうとは思わなくとも、取引先から「書いて」と頼まれたことは多いのではないでしょうか。この請求書、実は書かなくてはならない項目と会社それぞれの決まりが混在しているのです。

今回はその決まり、そして請求書の作成を手助けしてくれるテンプレートやクラウドサービスをご紹介。「請求書に何を書けばいいのかわからない…!」や「請求書にかける時間をもっと減らしたい!」、そう思っている方におすすめです!

目次

請求書が大切な理由

そもそも、なぜ請求書を書く必要があるのでしょうか?それにはちゃんとした理由があるのです。それは自分が報酬を請求した、という証拠を残すため。他の契約でもそうですが、口約束だけだとやっぱり不安ですよね。自分の事業にとっても、また税務調査が入った際にも欠かせないものです。実際に、フリーランスは請求書を最低でも5年間は保存しなくてはなりません。

請求書に含めるべき内容

請求書には、実は決まった書式はありません。しかし国税庁によって、以下の5項目の情報は入れる必要があります。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

参照:No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|消費税|国税庁

以上の項目に加えて、+aの項目が取引先から指定される場合も。ここでは、記載義務のある5項目と、その他書いた方がいい項目の書き方をいくつかご紹介します。

書類作成者の氏名または名称

ここはそのまま自分の名前をまず書きましょう。加えて、郵便番号、住所、電話番号を書くのが一般的です。

取引年月日(発行日)

特に注意が必要な項目です。というのも、ここに書く日付は請求書を発行した日ではなく、あくまで取引先の請求締め日だから。発行日を締め日よりも後にすると、請求した支払いが遅くなることもあります。資金くりが予想よりも遅くなると、当然取れる行動も制限されますよね。

また、取引年月日は仕事の成果物の引き渡し日より前でもいけません。請負契約では、通常報酬の受け取りは仕事の成果物を与えたあととなっているためです。キャッシュフローを把握するためにも、締め日は取引先と確認しておきましょう。勝手な判断はいらないトラブルを招くきっかけにもなります。

取引内容

商品名やサービス名、詳細、数量、単価、金額などを書く項目です。税務処理の都合上、書き方を指定される場合も。金額に消費税を含むかいなかは、事前に取引先と確認しておきましょう。

取引金額(税込み)

前述の取引内容に書かれた金額と同じ金額を書きましょう。

書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称(宛名)

取引先の会社名、事業名、担当者名などを書く項目です。依頼人その人とは異なる可能性もあるので、これも事前に確認しておきましょう。また請求書がどこに保管されているのかを明確にするために、なるべく詳しく書くのが良いでしょう。例えば会社名だけよりも、担当者名を併せて書くのが丁寧です。

またマナーとして、宛名が団体名で終わる場合は「御中」、個人名で終わる「様」を最後につけましょう。例えば「株式会社XX 〇〇事業部 御中」や「株式会社XX 〇〇事業部 田中太郎様」というふうに、です。

振込先

報酬の振込先は、銀行名、支店名、口座種類、口座名、口座番号などと正確に記入しておきましょう。また振込手数料を負担してもらう場合はそれも記載しておくと丁寧です。

請求番号

義務ではありませんが、のちの確認作業が楽になります。図書館の本と同じように、何十枚、何百枚もの請求書を管理するには、番号を用いるのが便利ですよね。義務ではないので、その番号の振り方にも決まりはありません。しかし請求書が重複しないように桁数は大きめにしておくとよいでしょう。また番号を小数点で分けて、「取引先番号.作業の番号(例;001.234)」となどとしておくのもおすすめです。

支払期日

毎回記載しておくことで、支払漏れを防げます。

 入金額

実際に入金される金額が、請求書に記載された取引額より少ない場合も。その原因は振込手数料や源泉徴収など。業種によって、最初から源泉徴収額を加算して記載しているところもあります。気になった場合は、あらかじめ確認しておきましょう。

特記事項

請求と支払いに関して特別な条件がある場合は記載しておきましょう。特別な条件とは、例えば支払い期日の変更や分割払いなどです。

請求書の送付方法・ポイント

取引先の中には、FAXやメールではなく郵送を指定するところもあります。このときメール便は絶対に使ってはいけません。請求書は信書の一種。そのためメール便の使用は違法行為になります。また封筒には「請求書在中」と書いておこう。縦向きなら左下、横向きなら右下に。こうすることで、他の雑多な書類と間違えて捨てられることを防げます。

封筒の宛名は、請求書と同じく「御中」または「様」とつけるのが一般的です。そして封筒の中には、請求書と加えて案内状(送付状)をつけておきましょう。相手が中身を確認できるため、ミスの早期発見に繋がります。もちろん、ミスがないに越したことはありませんけどね。

請求書のテンプレートがダウンロードできるサイト6選

請求書を一から作るのは大変かつ面倒。そんな手間を省いてくれる、テンプレートがダウンロードできるサイトを6つご紹介します。

請求書エクセルテンプレート(無料)by board

繰越、源泉徴収額を引いた場合など、様々なケースに対応した請求書をダウンロードできます。

請求書のテンプレート一覧(80件)|無料ダウンロードは書式の王様

テンプレートの種類はなんと80種類以上。様々なニーズに応えてくれます。

請求書 | 無料で使える みんエク! みんなのExcelテンプレート

封筒を開けずに中身が確認できる、窓付封筒に対応しています。

請求書テンプレート | 請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」

テイストごとにテンプレートを掲載。固めなものからおしゃれなものまで、取引先にあわせて用意しておくと便利ですね。

エクセルOK!請求書の無料テンプレート・ひな形と書き方|請求書作成サービス「Misoca」

イラスト入りのテンプレートも。高いデザイン性が魅力的です。

さくっとファイリング テンプレートダウンロード – Caminacs – コクヨ ステーショナリー

文書管理ソフトウェア<サクッとファイリング>の専用テンプレートです。しかしexcelファイルとしてもダウンロードできます。

請求書が作成できるクラウドサービス5選

ファイルの管理が楽になるクラウドサービスですが、中には請求書を作成できるものもあります。そのメリットは以下の3つ

  • フォームに入力するだけで、自動的に書類が作成される
  • データのクラウド上に保存される
  • 送付作業も代行してくれる(サービス、プランによります)

以下、5つのサービスをご紹介。どれも無料プランまたは無料お試し期間があるので、複数試してみるのもいいかもしれませんね。

請求書作成サービス Misoca(ミソカ)|弥生とMisocaで経理をもっと便利に。

2017年12月現在、なんと今なら初年度無料キャンペーンを行っています。つまり1年間無料で有料プランが使えるわけです。請求書の月間発行数により、異なる3つの料金プランがあります。郵送代行も使えます。

請求書がかんたんに作れるクラウドソフト「Crew請求書」

基本無料。会計ソフトと連携させるには有料プランを選択しなければなりません。郵送代行は180円(税抜き)で。

請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」

フリープラン以外ならワンクリックで郵送代行が可能です。また料金を月ごとに払うか、年ごとに払うか選べます。

請求書作成をCLOUD PAPERでもっとカンタンに!

郵送代行あり。クライアント数によって異なるプランが4種類あります。

請求書作成・見積書発行、クラウド経営ツール – board

郵送代行、窓口封筒対応の請求書を作成できます。使える機能が異なるプランが4種類あります。

請求書で迷いがちなポイント

請求書で迷いがちなポイントを紹介。取引先に確認するのが一番確実ですが、一般的な対処法を知っておきましょう。

メールやFAXだけでもOK?

事前に確認するのがおすすめです。メールだけでOKの場合、請求書はPDFで送りましょう。wordやexcelだと内容を簡単に変更できるためです。

押印は必要か

法律上は、合意があれば口頭での請求も可能です。つまり法律上はなくても問題はありません。しかし押印を義務付けてる企業が多いのが現状。また電子印鑑の使えるかどうかも、企業によって異なります。事前に確認しておきましょう。

源泉徴収はどうする?

源泉徴収とは、報酬を支払う側(取引先)が、支払う際に税金(所得税)を差し引いた金額を支払い、それを請求者に代わって国に払う制度のこと。フリーランスで源泉徴収の対象となる報酬・料金は原稿料や講演料、デザイン料、カメラマン代、モデル代などです。源泉徴収の割合は、支払金額によって異なります。

  • 支払金額が100万円以下の場合:支払金額 × 10.21%
  • 支払金額が100万円よりも多い場合:( 支払金額 − 100万円)× 20.42% + 102,100円

請求金額から源泉徴収されるかどうか、対応は企業によって異なります。これも確認しておきましょう。

振込手数料はどうする?

一般的には支払者が負担するべきものです。しかし請求者(フリーランス)が負担する場合は、手数料を差し引いた額を請求しましょう。

まとめ

請求書で書くべき項目や、おすすめのサービスをご紹介しました。請求書は、報酬を受け取るためになくてはならない書類です。情報に抜けがないか、作成のたびに確認するのが理想的です。請求書を正確に書いて、働いた分のお金はしっかりと受け取りましょう。

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